שירותים
פרטיות עובדים
אנו כותבים את הכללים לאיסוף מידע על עובדים ומועמדים: מצלמות, ניטור, שעוני נוכחות, גישה לתיבות דואר וקורות חיים. הכללים נבנים לפי דיני הפרטיות ופסיקת בתי הדין לעבודה, כך שתוכלו לנהל ולפקח בלי לפגוע בפרטיות העובדים יותר מהנדרש.
חמש שאלות על ניטור עובדים
לכל אחד מהמצבים האלה כללים משלו, ולכן בודקים אותו לפני שמתחילים.
| # | השאלה | מה מכריע |
|---|---|---|
| 1 | יש מצלמות במשרד, בחנות או במפעל? | היכן מותר להציב אותן, מה מודיעים לעובדים, מי צופה ולכמה זמן הצילומים נשמרים. |
| 2 | צריך לגשת לתיבת הדואר של עובד? | סוג התיבה: תיבה מקצועית, תיבה שמשמשת גם לעניינים אישיים, או תיבה פרטית. לתיבה פרטית של העובד המעסיק אינו נכנס, גם בהסכמתו, אלא בצו של בית משפט ובמקרים נדירים. |
| 3 | שוקלים שעון נוכחות ביומטרי? | הסכמת העובדים הכרחית אך אינה מספיקה. הרשות להגנת הפרטיות מעדיפה שהתבנית הביומטרית תישמר בכרטיס שבידי העובד, ולא במאגר מרכזי. |
| 4 | מנטרים עבודה מרחוק או מיקום של עובדים? | האם האמצעי מידתי. הסכמה בחוזה העבודה אינה הופכת אמצעי שאינו מידתי למותר. |
| 5 | משתמשים במערכת גיוס שמדרגת מועמדים? | מה נשמר על מועמדים שלא התקבלו, לכמה זמן, ומה המערכת מחליטה בלי מעורבות של אדם. |
התוצרים
בסוף העבודה תקבלו מדיניות ונהלים כתובים, והודעות שאפשר למסור לעובדים.
| תוצר | מה זה כולל |
|---|---|
| מדיניות ניטור | מה נבדק, באילו אמצעים ומי רשאי לגשת, והודעה לעובדים שמסבירה זאת מראש. |
| מדיניות מצלמות | מיקום, שילוט, משך שמירה והרשאות צפייה. |
| בדיקת שעון נוכחות | האם האמצעי מידתי, ואיזו חלופה מתאימה לעסק שלכם. |
| נוהל גישה לתיבת דואר | מתי ואיך ניגשים לתיבה של עובד, גם אחרי שעזב. |
| מידע על עובדים ומועמדים | מה נשמר בתיקי העובדים ובקורות החיים, לכמה זמן, ומתי נמחק. |
איך זה מתנהל
העבודה מתנהלת בחמישה שלבים, וההיקף נקבע בכתב לפני שמתחילים.
- שיחת התאמה
- בירור ראשוני של הצורך, היקף העבודה וסדר העדיפויות.
- מכתב היקף
- תוצרים, לוח זמנים ותנאי ההתקשרות, בכתב, לפני תחילת העבודה.
- איסוף
- שאלון ומסמכים, ולאחריהם שתיים עד שלוש שיחות עם הגורמים הרלוונטיים אצלכם.
- מסירה
- התוצרים, ולאחריהם ישיבת מסירה על הפערים ועל סדר הטיפול בהם.
- המשך, אם תרצו
- ליווי שוטף או מילוי תפקיד הממונה.
- 1. שיחת התאמה
- 2. מכתב היקף
- 3. איסוף
- 4. מסירה
- 5. המשך
שאלות שנשאלות
האם הסכמת העובד בחוזה העבודה מספיקה?
לא תמיד. בגלל פערי הכוחות, בתי הדין לעבודה והרשות להגנת הפרטיות מתייחסים להסכמת עובד בחשדנות. היא נדרשת לחלק מהאמצעים, אבל אינה הופכת אמצעי שאינו מידתי למותר. לכן השאלה הראשונה היא אם האמצעי נחוץ, ואם יש חלופה שפוגעת פחות.
כמה זמן מותר לשמור קורות חיים של מועמדים שלא התקבלו?
כל עוד הם משרתים מטרה ממשית, ולרוב זו תקופה קצרה. קורות חיים שנשמרים בלי מטרה מגדילים את החשיפה באירוע אבטחה ובבקשות עיון. קובעים תקופה, כותבים אותה בלוח השמירה, ומוחקים במועד.